El correo electrónico se ha ido imponiendo en muy poco tiempo y esta sustituyendo al correo tradicional y en muchos casos a las llamadas telefónicas.

Les razones principales para utilizar el correo electrónico en lugar del correo tradicional son obvias:

• Coste : no gastas ni tinta, ni papel, ni sobres ni sellos.

• Ahorras tiempo : no hay que imprimir, doblar, ensobrar, poner sellos ni depositarlo en el buzón de correos.

• Velocidad : el destinatario recibe nuestro correo al momento.

Enviar un documento de texto por e-mail es sencillo: sólo hay que adjuntarlo al correo y enviarlo. Pero ¿ cómo se puede enviar una factura a un cliente, o el listado de clientes de una zona al vendedor o las declaraciones de impuestos a nuestro asesor fiscal ?

Una amiga me comentaba que cuando tiene que enviar una factura a un cliente por e-mail, la tiene que volver a teclear en word.

Hay una forma más sencilla: utilizar una impresora PDF .

Una impresora PDF es un programa que se instala en nuestro ordenador como si fuera una impresora de forma que cuando imprimimos cualquier cosa (listados, informes, documentos, facturas ,etc.) desde cualquier programa , podemos enviarlo a imprimir a la impresora PDF. Esta impresora genera un archivo en formato PDF que contiene el documento impreso. Ya sólo queda adjuntar el archivo al e-mail.

El formato PDF (Formato de Documento Portable) es un formato estándar de visualización e impresión de documentos. El programa más habitual para leer los archivos PDF es Adobe Reader (la patente es suya). Algunos navegadores ya llevan incorporado un lector de PDF. Existen lectores para la mayoría de plataformas: windows, linux, mac, Pocked PC, etc. Con lo que el documento PDF se puede visualizar e imprimir independientemente del sistema operativo o del ordenador que tenga el receptor.

Otra ventaja de este tipo de documentos es que se pueden guardar e imprimir pero no son fácilmente modificables (se necesita un programa especial de creación de PDF).

Ahora ya solo falta la impresora PDF. Seguramente te estarás preguntando ¿ de dónde saco yo una impresora PDF ? .

Tengo un regalo para todos los suscriptores de Empresa Virtual: una excelente impresora PDF gratuita que se puede configurar en español. Se llama PDFCreator y puedes bajártela directamente desde aquí.

Guarda estos dos archivos en una carpeta vacía (puedes crear una carpeta que se llame PDFCreator en Mis Documentos y guardarlos allí).

Una vez guardados, ejecuta PDFCreator-Setup-0_7_1.exe y sigue las instrucciones de instalación.

Te creara una impresora nueva llamada PDFCreator

Por defecto, se instala en la carpeta: C:\archivos de programa\ PDFCreator. Veras que dentro de esta carpeta hay 3 carpetas más: fonts, languages y lib . Copia el fichero espanol.ini dentro de la carpeta C:\archivos de programa\ PDFCreator\ languages .

Inicialmente, el programa PDFCreator esta en inglés y alemán. Con este fichero puedes trabajar con los menús y mensajes en español.

Pulsa sobre el icono PDFCreator que se ha creado en el escritorio o ves a Inicio-> Programas-> PDFCreator -> PDFCreator para cambiar la configuración del idioma en el menú idioma. Pulsa Guardar para grabar los cambios.

Puedes probar la impresora desde cualquier programa que tenga una opción de listados, genera un listado y selecciona la impresora PDFCreator para imprimirlo . También puedes imprimir este boletín.

PDFCreator te pedirá el nombre del archivo, el autor (opcional) y la fecha de creación. Pulsa el botón guardar y te pedirá la carpeta donde quieres guardar el archivo PDF. Si has marcado "abrir el documento después de grabar" se abrirá con el programa que tengas asignado a los archivos PDF.

Muchas veces resulta más cómodo que los archivos PDF se generen automáticamente en una carpeta determinada sin tener que introducir cada vez el nombre del archivo y la carpeta .

Para hacer esto ves a Opciones-> Programa-> Auto-guardar. Marca "utilizar auto-guardar" y elige la carpeta donde quieres que se generen todos los PDF. Pon <Title><DateTime> en el nombre del archivo para que el nombre sea el título del documento y la fecha y hora en que se imprime. Así evitamos archivos duplicados que se sobrescribirían. Pulsa Guardar para grabar los cambios.

Ahora ya puedes enviar cualquier documento por correo electrónico. Si tienes algún problema en la instalación, envíame un e-mail e intentaré ayudarte.

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